Řízení projektové komunikace: Jak zajistit úspěch?

Tento článek o projektové komunikaci projektu hovoří o jedné z deseti znalostních oblastí rámce projektového řízení. Osvítí vás o různých procesech, vstupech, nástrojích a výstupech souvisejících s touto znalostní oblastí.

Podle zprávy průzkumu PMI bylo zjištěno, že z důvodu neefektivní komunikace je jeden z pěti projektů neúspěšný. Zajistit a úspěchu musí projektový manažer připravit efektivní řízení komunikace projektu. V tomto článku Project Management Management vám poskytnu kompletní návod, jak je v projektu navázána systematická komunikace a jaké jsou v něm různé procesy.

Níže uvádíme témata, kterým se budu věnovat v tomto článku o řízení času projektu:





jak se vyhnout zablokování v javě

Chcete-li zvládnout všechny koncepty projektového řízení, můžete si prohlédnout naše strukturované program, kde se budete řídit instruktoři.

Co je Management komunikace projektu?

Řízení projektové komunikace podle ,
Řízení komunikace projektu zahrnuje procesy nezbytné k zajištění toho, aby informační potřeby projektu a jeho zúčastněných stran byly uspokojeny prostřednictvím vývoje artefaktů a implementace činností určených k dosažení účinné výměny informací.

správa komunikace - Projektová komunikace - EdurekaJedná se o jednu z deseti klíčových oblastí znalostí, která vytváří základ rámce projektového řízení a hraje hlavní roli při udržování celého projektového týmu na stejné stránce. Bez řádné správy komunikace celé se může rozpadat, protože nedostatek komunikace může mít za následek poruchu různých procesů. To může dále negativně ovlivnit konečnou dodávku, což povede k neúspěšnému projektu.



Řízení komunikace projektu pokrývá různéprocesy, které zajišťují, že správné informace o projektu jsou dodávány správným týmům a ve správný čas. Efektivní komunikace pomáhá při navazování zdravého vztahu mezi různými zúčastněnými stranami s různým kulturním a organizačním zázemím, úrovní odbornosti, zájmy a perspektivami. Všichni společně mohou ovlivnit realizaci projektu a konečný produkt.Celý proces správy komunikace projektu je agregací dvou částí:

  1. The první díl se zabývá vývojem strategie, která zajišťuje efektivní komunikační systém pro zúčastněné strany.
  2. The druhá část si klade za cíl provádět činnosti, které jsou nutné pro implementaci komunikačních strategií.

V průměru stráví projektový manažer komunikací přibližně 85–90% svého celkového času projektu. Tak pro a , zachování efektivního komunikačního toku se stává velmi důležitým. Aby tak mohl učinit, musí se rozhodnout o strategii projektu na samém začátku projektu a řídit se jím po celou dobu životního cyklu projektu. Některé z vysoce doporučených které pomáhají při navazování efektivní komunikace, jsou uvedeny níže:

  • Silné aktivní poslech
  • Zdatné psaní
  • Schopnost plynulého mluvení
  • Dotazování a zkoumání myšlenek
  • Stanovení a řízení očekávání
  • Motivující tým, aby se stal a zůstal zaneprázdněn
  • Průvodce týmem ke zvýšení výkonu
  • Řešení konfliktů
  • Schopnost shrnout a zopakovat
  • Určete další nejúčinnější krok

Spolu s výše uvedenými dovednostmi musí projektový manažer také sledovat 5 ° C komunikace, která pomůže při vytváření nepřerušované a systematické komunikace v průběhu celého projektu. Těchto pět C je:



Ve smyslu , komunikace může být různých typů:

  1. Psaná komunikace: Jedná se o jednu z nejpřesnějších forem komunikace, která se přenáší prostřednictvím korespondenčního média. Lze jej dále rozdělit do dvou forem:
    1. Písemné formální: Charta projektu, prohlášení o rozsahu, plán projektu, WBS, stav projektu, komplexní problémy, komunikace související se smlouvou, poznámky atd.
    2. Písemné neformální: e-mail, poznámky, dopisy, pravidelná komunikace se členy týmu atd.
  2. Ústní komunikace: Tento typ komunikace má vysokou míru flexibility, která se provádí prostřednictvím osobního kontaktu, setkání týmu, telefonování atd. Lze jej dále rozdělit do dvou forem:
    1. Orální formální: Prezentace, projevy, jednání atd.
    2. Neformální orál: Konverzace se členy týmu, projektové schůzky, rozhovory o přestávkách nebo válečných místnostech atd.
  3. Neverbální komunikace: Jedná se o nejzákladnější formu komunikace a přibližně 55% komunikace probíhá v této formě.Obecnými příklady tohoto typu komunikace jsou mimika, pohyby rukou, tón hlasu při mluvení atd.

Doufám, že nyní lépe porozumíte tomu, co je řízení komunikace projektu. V další části budu hovořit o tom, jak management komunikace přináší výhody organizaci.

Výhody správy komunikace

  • Očekávání: Plán komunikace projektu pomáhá při stanovení standardů, jak a kdy by měla komunikace probíhat.To pomáhá manažerovi udržovat kontrolu nad projektem a zajistit, aby všechny zúčastněné strany dostaly požadované informace.
  • Konzistence: Se správným komunikačním plánem se projektový manažer stává konzistentnějším při zpracování projektových aktivit. Poskytuje také členům týmu směr, po kterém mohou důsledně komunikovat se zbytkem týmu a zúčastněnými stranami.
  • Produktivita: Efektivní plán řízení projektu udržuje všechny členy týmu dobře informované o dění v projektu. Tímto způsobem jsou vždy vybaveni informacemi, které potřebují, místo aby zastavili práci a hledali chybějící informace.
  • Výsledek: Vytváří řádný a jasný komunikační kanál mezi týmem a zúčastněnými stranami, který zajišťuje, že tým vípřesně to, co zúčastněné strany chtějí, potřebují a očekávají od výstupu projektu.
  • Řízená komunikace: Správa komunikace také zajišťuje, že správné informace jsou dodávány správným lidem a ve správný čas. To nenechává žádný prostor pro nejednoznačnost nebo zmatek a poskytuje plynulý tok komunikace.
  • Spolupráce projektového týmu: Dobrá komunikace často vede k lepší spolupráci mezi členy týmu a zvyšuje zaměření na celek.
  • Efektivní relace Kickoff: Dobře organizovaný plán správy komunikace je dobrým začátkem pro projekty jako takovézajišťuje, aby projekt a metodiky byly diskutovány a přezkoumány na vysoké úrovni. Jakmile je toto zajištěno, členové týmu vyjádří a odsouhlasí další komunikační procesy, které jim poskytnou jasný obraz o tom, co se bude dít dál a jaké jsou jejich role v projektu.

Procesy řízení projektové komunikace

Znalostní oblast projektového řízení komunikace se skládá z následujících tří procesů:

1. Naplánujte správu komunikace

Plánování komunikačního plánu je počáteční proces znalostní oblasti řízení komunikace v projektu. V tomto procesu je vypracován systematický a efektivní plán pro činnosti spojené s komunikací projektu. Většinou využívá informace, jako jsou požadavky všech zúčastněných stran a týmů, dostupné organizační prostředky a potřeby projektu. Proces správy komunikace s plánem se provádí v pravidelných intervalech po celou dobu . Primárně pomáhá při včasné prezentaci příslušných údajů prostřednictvím zdokumentovaného přístupu, který udržuje efektivní zapojení zúčastněných stran.

Správa komunikace plánu zahrnuje různé vstupy, nástroje a techniky a výstupy, které jsem uvedl v následující tabulce:

Vstupy Nástroje a techniky Výstupy
  1. Charta projektu
  2. Plán řízení projektu
    • Plán řízení zdrojů
    • Plán zapojení zúčastněných stran
  3. Dokumenty k projektu
    • Dokumentace požadavků
    • Registr zúčastněných stran
  4. Faktory podnikového prostředí
  5. Aktiva organizačního procesu
  1. Znalecký posudek
  2. Analýza komunikačních požadavků
  3. Komunikační technologie
  4. Komunikační modely
  5. Komunikační metody
  6. Mezilidské a týmové dovednosti
    • Hodnocení komunikačních stylů
    • Politické povědomí
    • Kulturní povědomí
  7. Reprezentace dat
    • Matice hodnocení zapojení zúčastněných stran
  8. Setkání
  1. Správa komunikacePlán
  2. Plán řízení projektuAktualizace
    • Zapojení zúčastněných stranPlán
  3. Aktualizace projektových dokumentů
    • Časový plán projektu
    • Registr zúčastněných stran

2. Spravujte komunikaci

Druhým procesem řízení komunikace projektu je Manage Communications, jehož hlavním cílem je shromažďovat, vytvářet, distribuovat, ukládat, načítat, spravovat, monitorovat a nakonec vhodným a včasným způsobem zlikvidovat informace o projektu. Provádí se v průběhu celého životního cyklu projektu, aby se zajistil snadný a efektivní tok informací z projektového týmu k zúčastněným stranám a naopak. Tento proces také pomáhá při identifikaci různých aspektů efektivní komunikace spolu s nejvhodnějšími metodiky , technologie a techniky. Kromě toho umožňuje, aby byl celý komunikační systém flexibilnější, protože poskytuje prostor pro jakékoli úpravy metod a technik. Pomáhá vyhovět měnícím se požadavkům a potřebám zúčastněných stran bez narušení toku komunikace.

V níže uvedené tabulce jsem uvedl úplný seznam vstupů, nástrojů a technik a výstupů zapojených do procesu správy komunikace:

Vstupy Nástroje a techniky Výstupy
  1. Plán řízení projektu
    • Plán řízení zdrojů
    • komunikacePlán řízení
    • Zapojení zúčastněných stranPlán
  2. Dokumenty k projektu
    • Změnit protokol
    • Protokol problému
    • Získané lekce Registrace
    • Zpráva o kvalitě
    • Zpráva o riziku
    • Registr zúčastněných stran
  3. Zprávy o výkonu práce
  4. Faktory podnikového prostředí
  5. Aktiva organizačního procesu
  1. Komunikační technologie
  2. Komunikační metody
  3. Komunikační dovednosti
    • Komunikační kompetence
    • Zpětná vazba
    • Neverbální
    • Prezentace
  4. Informační systém pro řízení projektů
  5. Podávání zpráv o projektu
  6. Mezilidské a týmové dovednosti
    • Aktivní poslouchání
    • Správa konfliktů
    • Kulturní povědomí
    • Správa schůzek
    • Síťování
    • Politické povědomí
  7. Setkání
  1. Komunikace projektu
  2. Aktualizace plánu řízení projektu
    • Plány řízení komunikace
    • Plán zapojení zúčastněných stran
  3. Aktualizace projektových dokumentů
    • Protokol problému
    • Získané lekce Registrace
    • Časový plán projektu
    • Registr rizik
    • Registr zúčastněných stran
  4. Aktualizace aktiv organizačního procesu

3. Monitorujte komunikaci

Monitor Communications je konečný proces ve znalostní oblasti správy komunikace. Tento proces zajišťuje, že všechny informační potřeby a požadavky projektu a zúčastněných stran jsou splněny jeho dokončením. Provádí se v celém rozsahu a pomáhá při optimalizaci toku informací podle plánu správy komunikace a plánu zapojení zúčastněných stran.

Níže uvedená tabulka obsahuje seznam různých vstupů, nástrojů a technik a výstupů zapojených do závěrečného procesu řízení komunikace projektu:

Vstupy Nástroje a techniky Výstupy
  1. Plán řízení projektu
    • Plán řízení zdrojů
    • komunikace
      Plán řízení
    • Zapojení zúčastněných stran
      Plán
  2. Dokumenty k projektu
    • Protokol problému
    • Získané lekce Registrace
    • Komunikace projektu
  3. Zprávy o výkonu práce
  4. Faktory podnikového prostředí
  5. Aktiva organizačního procesu
  1. Znalecký posudek
  2. Informační systém pro řízení projektů
  3. Analýza dat
    • Matice hodnocení zapojení zúčastněných stran
  4. Mezilidské a týmové dovednosti
    • Pozorování / konverzace
  5. Setkání
  1. Informace o výkonu práce
  2. Žádosti o změnu
  3. Aktualizace plánu řízení projektu
    • Plány řízení komunikace
    • Plán zapojení zúčastněných stran
  4. Aktualizace projektových dokumentů
    • Protokol problému
    • Získané lekce Registrace
    • Registr zúčastněných stran

Takže to bylo všechno o řízení komunikace projektu. Pokud se chcete dozvědět více o metodiky projektového řízení nebo ,můžete zkontrolovat můj ' také.

třídění pole c ++

Pokud shledáte tento článek „Správa komunikace projektu“ relevantní, podívejte se na Edureka, důvěryhodná online vzdělávací společnost se sítí více než 250 000 spokojených studentů po celém světě.

Máte na nás dotaz? Uveďte to prosím v sekci komentářů v tomto článku Správa komunikace o projektu a my se vám ozveme.